Guide vétérinaire et équipe clinique - HospiVet

Guide complet d'utilisation de la plateforme de suivi et de communication vétérinaire HospiVet pour les vétérinaires, ASV et administrateurs de clinique.

Table des matières

1. Introduction et prise en main
2. Gestion clinique, rôles et sécurité
3. Suivi des animaux et tableau de bord
4. Fiche d'hospitalisation et soins
5. Alertes de douleur et suivi clinique
6. Planification de sortie et rappels
7. Protocoles de rétablissement post-opératoire
8. Transmission au vétérinaire traitant ou référant
9. Médias, synthèse et comptes-rendus médicaux
10. Abonnements et facturation automatique
11. Questions fréquentes
12. Assistance

1. Introduction et prise en main

Qu'est-ce que HospiVet ?

HospiVet est une solution web moderne conçue pour les équipes soignantes en clinique vétérinaire. Elle centralise la planification des soins, la réalisation des actes par l'équipe (vétérinaires et ASV), le suivi des constantes hospitalières et la transmission d'informations en temps réel aux propriétaires et aux vétérinaires traitants référants.

2. Gestion clinique, rôles et sécurité

Administration de la clinique

Configuration de la structure

• Profil clinique : saisie du nom, SIRET (validation automatique), numéro de TVA intracommunautaire, adresse et coordonnées de la clinique dans Paramètres clinique.
• Liens d'avis clients : configurez jusqu'à 15 liens d'avis (plateformes d'avis en ligne). Ces liens sont automatiquement joints aux courriels envoyés aux propriétaires pour collecter des avis positifs.

Rôles et permissions de l'équipe

HospiVet propose 3 rôles distincts pour s'adapter à l'organisation de la clinique :

Connexion sécurisée et double authentification

• Lien magique : connexion sécurisée en un clic sans mot de passe, via courriel.
• Double authentification : activation recommandée via une application d'authentification sur téléphone, avec génération de codes de sauvegarde d'urgence.

3. Suivi des animaux et tableau de bord

Tableau de bord clinique

Le tableau de bord est le cœur opérationnel de votre salle de soins. Il regroupe la liste des animaux hospitalisés, le bloc Mes soins à effectuer, le bloc Sorties prévues, et l'accès direct à la fiche d'hospitalisation et à la synthèse.

Pastilles et étiquettes

Alertes et rappels opérationnels :

• Alerte douleur (rouge) : pastille rouge sur la carte animal dès qu'un score de douleur supérieur ou égal à 3 est saisi ; pastille rouge aussi sur le menu Tableau de bord dans la barre latérale.
• Sorties prévues (vert) : bloc dédié listant les animaux avec date et heure de sortie planifiées ; étiquette À préparer lorsque le rappel de sortie est dû.
• Compteur de soins : indicateur numérique sur Mes soins à effectuer (nombre de soins restants) et sur Planification des soins dans le menu (soins en attente).

Étiquettes de statut :

• État de santé : critique (rouge), stable (vert), en amélioration (bleu), sous observation (ambre), rétabli (émeraude).
• Hospitalisation : hospitalisé (bleu), sorti (vert), décédé (gris).
• Propriétaire en attente de validation (orange) : étiquette ambre et icône si l'invitation propriétaire n'est pas encore acceptée.
• Facture impayée (rouge) : étiquette rouge sur un animal sorti dont la facture n'est pas réglée.

Pastilles de comportement animal (sous la photo ou sur la fiche) :

Filtres et recherche

• Espèce : chien, chat, NAC.
• Statut d'hospitalisation : hospitalisés, sortis, décédés.
• État de santé (critique, stable, en amélioration, sous observation, rétabli).
• Période d'admission et durée d'hospitalisation.
• Recherche par nom du propriétaire.
• Accès rapide : Fiche d'hospitalisation, Synthèse, médias (photo, vidéo, audio).

4. Fiche d'hospitalisation et soins

Interface unifiée

Depuis le tableau de bord ou la fiche animal, le lien Fiche d'hospitalisation ouvre l'interface de suivi, organisée en 3 onglets :

1. Onglet Planification

• Création et ajustement des soins planifiés (médicaments, injections, perfusions, contrôles, soins de plaie, etc.).
• Définition des horaires, doses et consignes pour l'équipe (vétérinaires et ASV).

2. Onglet Réalisation

• Liste des soins et examens à réaliser, regroupés par jour et heure.
• Navigation par jour et créneau (matin, midi, soir, nuit) lorsqu'une fiche d'hospitalisation est active.
• Validation en direct de chaque acte (statut en attente ou réalisé).
• Mode Contrôle pour un passage ponctuel hors planification.

3. Onglet Examens

• Liste des examens médicaux à réaliser pour l'animal.
• Même navigation par jour et créneau que pour les soins, avec sélection et réalisation.

Contenu de la fiche d'hospitalisation

La fiche d'hospitalisation (création ou édition) structure le suivi clinique autour des blocs suivants :

• Médicaments : type, quantité, voie (intraveineuse, sous-cutanée, intramusculaire, intranasale, orale, topique, etc.).
• Saisie manuelle : médicament, perfusion ou autre, avec voie et quantité.
• Glycémie : suivi dédié (grammes par litre).
• Suivi journalier : un onglet par jour d'hospitalisation, avec 4 créneaux (matin, midi, soir, nuit).
  • Par créneau : température (degrés Celsius, avec repères couleur), glycémie, poids, score de douleur (échelle 0 à 4), repas, urines, selles, et notes associées.
  • Soins et examens planifiés du créneau affichés dans le bloc horaire.
• Perfusions : type, débit (avec calculateur), voie d'administration.
• Résumé 12 h : synthèse rapide des dernières heures (repas, urines, selles, etc.).
• Alertes automatiques (non-événements) :
  • Orange ou rouge selon les seuils (par exemple pas de repas ou d'urine depuis 12 h ou 24 h ; pas de selles depuis 48 h ou 72 h).
• Enregistrement ou validation de la fiche pour clôturer ou figer le suivi du jour.

Espace dédié ASV

Interface optimisée pour les ASV : regroupe les soins de la clinique à effectuer, heure par heure, pour une validation rapide depuis tablette ou ordinateur en salle de soins. Accès aussi depuis le bloc Mes soins à effectuer du tableau de bord.

5. Alertes de douleur et suivi clinique

Notation et gestion de la douleur (échelle 0 à 4)

La prise en charge de la douleur est intégrée dans le suivi quotidien :

• Évaluation : lors de chaque examen ou soin, le score de douleur est évalué de 0 (absence) à 4 (douleur extrême).
• Déclenchement d'alerte (supérieur ou égal à 3) :
  • Dès qu'un score de 3 ou 4 est saisi, l'animal passe immédiatement en alerte douleur.
  • Une pastille rouge apparaît sur le tableau de bord et dans la barre de navigation.
  • Une notification s'affiche en temps réel pour l'équipe soignante afin d'ajuster le protocole antalgique.

6. Planification de sortie et rappels

Gestion des sorties d'hospitalisation

• Date et heure prévisionnelles : définissez la date et l'heure de sortie prévues.
• Délai de prévenance : paramétrez un rappel (par exemple 30 minutes ou 1 heure avant la sortie).
• Rappels automatiques : l'application avertit automatiquement l'équipe par une pastille et une notification (« Sortie prévue : Rex sort à 14 h 00 (dans 30 minutes). Préparez sa sortie. »).
• Clôture automatique : lors de la confirmation de la sortie, le statut passe à « Sorti », la date réelle est archivée et les rappels sont nettoyés.

7. Protocoles de rétablissement post-opératoire

Suivi ambulatoire post-opératoire

Assurez la continuité des soins après le retour de l'animal à la maison :

• Création du protocole : définissez un protocole de rétablissement (durée du suivi, fréquence des questionnaires).
• Questionnaires automatiques aux propriétaires : le propriétaire reçoit un lien par courriel pour remplir un suivi quotidien :
  • Évaluation de la douleur de l'animal.
  • Prise de repas et de boisson.
  • Photo de la cicatrice ou plaie opératoire.
• Alertes vétérinaires : si le propriétaire signale un score de douleur élevé ou envoie une photo préoccupante, une alerte est transmise à la clinique pour rappel ou consultation de contrôle.

8. Transmission au vétérinaire traitant ou référant

Relation confrères et vétérinaire traitant

HospiVet facilite le lien avec les vétérinaires référants :

• Fiche vétérinaire traitant : enregistrez le nom, la clinique et le courriel du vétérinaire référant sur la fiche de l'animal.
• Notification automatique d'admission : lorsqu'un animal référé est pris en charge, un courriel est automatiquement envoyé au confrère.
• Compte-rendu de sortie et pièces jointes : envoyez en un clic le dossier médical complet, les bilans sanguins, ordonnances et imagerie (fichier PDF) au vétérinaire traitant lors de la sortie de l'animal.

9. Médias, synthèse et comptes-rendus médicaux

Photos, vidéos, messages vocaux et documents

• Photos et vidéos : illustrez l'évolution clinique ou rassurez le propriétaire avec des visuels de son compagnon.
• Messages vocaux : enregistrez une note vocale directement depuis l'application pour expliquer l'état de l'animal au propriétaire.
• Exportation et partage PDF : joignez des documents médicaux (analyses, comptes-rendus opératoires) transmis de manière sécurisée.

Synthèse d'hospitalisation

Depuis la fiche animal ou le tableau de bord, consultez la synthèse d'hospitalisation :

• Vue consolidée du séjour (soins, constantes, éléments clés du suivi).
• Impression ou téléchargement PDF pour le dossier clinique ou le partage au propriétaire ou au confrère.
• Disponible aussi côté propriétaire lorsque l'animal n'est plus hospitalisé.

10. Abonnements et facturation automatique

Tarification et facturation automatisée

HospiVet propose 4 formules adaptées au nombre de vétérinaires de la structure. Toutes les formules incluent les mêmes options : seules la capacité (nombre de vétérinaires) et le tarif changent. Essai de 14 jours et animaux hospitalisés illimités sur toutes les formules.

Les montants ci-dessus correspondent au catalogue affiché sur la page Tarifs. La facturation annuelle permet d'économiser par rapport à 12 mois au tarif mensuel. Consultez la page Tarifs pour le détail à jour.

Options incluses (toutes les formules)

• Communication avec les propriétaires : photo, vidéo, messages vocaux, documents (ordonnance, facture)
• Suivi d'hospitalisation : fiche numérique, tableau de bord « Salle de soins », envoi des soins
• Équipe : rôles (administrateur, vétérinaire, ASV), traçabilité des soins ASV
• Transmission du dossier médical au vétérinaire référant
• Synthèse d'hospitalisation (consultation, impression, PDF)
• Protocoles de rétablissement post-opératoire
• Animaux hospitalisés illimités
• Assistance technique et mises à jour

Envoi automatique des factures PDF par courriel

• Dès qu'un paiement d'abonnement est validé, la facture PDF acquittée est envoyée automatiquement par courriel au propriétaire de la clinique.
• Ce courriel contient la référence de la facture, le montant réglé, le lien de téléchargement PDF et le lien d'accès en ligne.

Portail de facturation

• Gérez votre abonnement en toute autonomie depuis Clinique, puis Abonnement.
• Changez de formule (ajustement immédiat et proratisé), mettez à jour votre carte bancaire ou téléchargez l'historique complet de vos factures.

11. Questions fréquentes

Comment ajouter un membre de l'équipe avec le rôle ASV ?

Rendez-vous dans le menu Équipe, cliquez sur Inviter un membre et sélectionnez le rôle ASV. Il recevra un courriel pour configurer son accès.

Que se passe-t-il lorsque je sors un animal de l'hospitalisation ?

L'animal passe en statut « Sorti ». L'état de santé est automatiquement mis à jour sur « Rétabli », la date de sortie réelle est enregistrée, et les rappels de planification sont archivés. Le dossier reste consultable à tout moment dans l'historique. La synthèse d'hospitalisation reste disponible pour consultation et exportation.

Les propriétaires peuvent-ils modifier les soins ou les informations médicales ?

Non. Les propriétaires ont un accès en lecture seule aux comptes-rendus, photos, vidéos et messages vocaux que vous choisissez de leur partager. Ils ne voient pas vos notes internes non publiées.

Comment retrouver une facture passée de la clinique ?

Toutes vos factures sont envoyées automatiquement par courriel lors de chaque règlement et restent téléchargeables à tout moment dans Clinique, puis Abonnement.

12. Assistance

Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner :

• Courriel d'assistance : support@hospivet.fr
• Horaires d'assistance : du lundi au vendredi, 9 h 00 à 18 h 00
• Signalement de dysfonctionnement : merci d'indiquer le navigateur utilisé et une capture d'écran si nécessaire.